Ein Presseverteiler ist eigentlich nichts anderes, als eine Adressenliste mit den Kontaktdaten unterschiedlicher Medien, Redakteure und Journalisten. Er ist ein probates Mittel in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, mit dem Unternehmen, Behörden, Organisationen oder Vereine die Medien schnell über sich, ihr Handeln, Neuerungen oder Geschehnisse informieren können.

Wer einen Presseverteiler anlegen möchte, kann sich dafür entweder einer speziellen Software bedienen oder mit einem simplen Tabellenkalkulationsprogramm arbeiten. Wichtig ist, dass der Verteiler so viele Daten wie möglich enthält, also nicht nur den Namen des Mediums und einen E-Mail-Kontakt, sondern am besten auch einen direkten Ansprechpartner, die Art des Mediums und seine Ausrichtung und eine Anschrift mit Telefonnummer. Die entsprechenden Informationen finden sich zumeist relativ problemlos auf den jeweiligen Internetseiten. Ansonsten kann ein kurzer Anruf in der Redaktion oder Zentrale des Medienhauses weiterhelfen, mit dem gleichzeitig direkt ein erster persönlicher Kontakt hergestellt werden kann.

Auch wenn die meisten Mitteilungen an die Presse heutzutage elektronisch übermittelt werden, spart eine ausführliche Kontaktliste die Zeit für eine eventuelle Nachrecherche, falls beispielsweise die Einladung zu einem Firmenjubiläum doch einmal per Post übersandt werden soll. Außerdem ermöglichen exakte Angaben die Einrichtung mehrerer Presseverteiler.

Besonders für Unternehmen ist es sinnvoll und ratsam, den Verteiler so zu strukturieren, dass die entsprechenden Meldungen auch das richtige Zielpublikum erreichen. Handelt es sich etwa um einen Tag der offenen Tür, sind lokale Pressevertreter und Medien der richtige Ansprechpartner. Geht es um eine Neuheit auf dem Markt oder eine bahnbrechende Entdeckung kann das auch für die Fachpresse interessant sein. Eine Spalte mit Angaben zur Ausrichtung eines Mediums ist somit kein Fehler, sondern im Gegenteil kann sie wesentlich zu einer erfolgreichen Öffentlichkeitsarbeit beitragen. Denn sie verhindert, dass Redaktionen und freie Journalisten mit E-Mails bombardiert werden, deren Inhalt sie nicht verwerten können.

Auf eine brauchbare Adressenliste gehören also nur Medien und freie Journalisten, die für das eigene Thema oder die eigenen Themengruppen relevant sind und somit die Zielgruppen erreichen, die man ansprechen möchte. Die Aufnahme lokaler und regionaler Anbieter, wie Tageszeitungen, Mitteilungs- und Anzeigenblätter, Stadtmagazine, aber auch Onlineportale, Radio- und TV-Sender ist quasi Pflicht. Hier haben besonders Vereine und Organisationen, aber auch kleinere und mittelständische Unternehmen die besten Chancen Gehör zu finden und Aufmerksamkeit zu bekommen. Ist auch die Fachpresse von Interesse, gehört auch sie mit in den Verteiler oder aber sie bekommt einen eigenen Verteiler.

Da die Medienbranche ein schnelllebiges Geschäft ist, veralten Kontaktdaten oftmals oder neue Journalisten und Medien kommen dazu. Daher ist es unabdingbar, einen erstellten Presseverteiler regelmäßig, also mindestens einmal im Jahr, zu aktualisieren. Am einfachsten geht das, indem alle Kontakte kurz angeschrieben werden, mit der Bitte um Überprüfung.

Wer sich den Aufwand der Erstellung und Pflege eines Presseverteilers gänzlich sparen, aber nicht auf die Vorteile dieses Marketinginstruments verzichten will, kann eine der zahlreichen Agenturen beauftragen, die diese Dienstleistung anbieten.

Weitere und tiefer gehende Informationen zum Thema Presseverteiler gibt es unter den folgenden Links:

https://www.sfe-web.com/files/webmarketing/merkblatt-zur-erstellung-eines-presseverteiler.doc.pdf

https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/marketing/pr/presseverteiler/