Was meint ihr, wie viele Stadien dieser Beitrag bereits durchlaufen hat, bevor er euch hier hübsch aufbereitet präsentiert wurde? Wie viele Augen haben diese Zeilen schon vor euch kritisch beäugt und wer hat überhaupt entschieden, dass der Inhalt euren hohen Ansprüchen entspricht?

In Teil 1 und Teil 2 dieser Reihe hat euch meine Kollegin Cassandra in die dynamische Welt der Online-Redaktion mitgenommen und die Frage geklärt, was Online-Redakteure und Content Manager eigentlich so den lieben langen Tag machen. Nun gehen wir noch einen Schritt weiter und zeigen euch, wie ihr den Freigabeprozess in eurer Online-Redaktion strukturieren könnt, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Ohne Struktur, ohne mich!

„Qualität ist der Schlüssel zum Erfolg einer Webseite“

Diesen Leitsatz sollte sich jede Online-Redaktion auf die Fahnen schreiben. Doch wie genau erreicht man die gewünschte Qualität? Eins steht fest: Um seinen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden, reicht es nicht, sich auf inhaltliche Brillanz zu konzentrieren und den Rest der Redaktion im kreativen Chaos versinken zu lassen. Denn der Erfolg veröffentlichter Beiträge hängt zu großen Teilen von journalistischen Kompetenzen ab, die über die Inhaltserstellung hinausgehen. Mindestens genauso wichtig wie das Verfassen hochwertiger Beiträge ist die Erarbeitung eines gut strukturierten redaktionellen Workflows inklusive klar definierter Strukturen und Prozesse.

Eine solch übergeordnete Ablauforganisation birgt etliche Vorteile für den Redaktionsalltag:

  • sie schafft Struktur und organisatorische Sicherheit,
  • sie erleichtert durch geklärte Verantwortlichkeiten die Arbeit im Team,
  • sie sorgt dafür, dass Deadlines eingehalten und Artikel rechtzeitig veröffentlicht werden und
  • sie gewährleistet die inhaltliche und formale Richtigkeit der Beiträge.

Den Grundstein für einen gut strukturierten Redaktionsprozess legt ihr mit der Erarbeitung eines Redaktionsplans. „Schön und gut“, mögen viele von euch jetzt denken, „aber wie erstelle ich diese Wunderwaffe namens Redaktionsplan und was bringt sie mir?“ Welch ein Glück, dass wir euch in diesem Artikel bereits alles Wissenswerte zum Thema Redaktionsplan zusammengefasst haben.

Ein Redaktionsplan hilft euch dabei, festzulegen, welcher Artikel wann von wem erstellt, korrigiert und veröffentlicht wird. Das klingt zunächst etwas kompliziert, doch sind derlei Angaben mithilfe des Redaktionskalenders schnell getroffen und bereit, im Rahmen eines übergreifenden Workflows umgesetzt zu werden.

One step at a time

Wie sich ein derartiger Redaktionsprozess strukturieren lässt, möchten wir euch gerne step-by-step am Beispiel der Arbeit mit dem contentbird Tool zeigen. Wusstet ihr eigentlich schon, dass ihr contentbird 14 Tage lang kostenlos testen könnt? Nicht? Na dann wird es höchste Zeit! Hier geht’s zu unserem Free Trial.

Planung: Am Anfang ist die Idee

Noch bevor ihr euch tatkräftig an die Erstellung eurer Artikel machen könnt, steht ganz nach dem Motto „gut geplant ist halb gewonnen“ die Planung aller Inhalte an erster Stelle. Dabei gilt es herauszufinden, mit welchen Themen ihr bei eurer Zielgruppe einen Nerv trefft. Welche Fragen beschäftigen eure Leser zur Zeit? Welche ihrer Probleme könnt ihr womöglich mit eurem Content lösen? Wie schafft ihr mit euren Inhalten einen Mehrwert für eure Kunden? Um derlei Fragen im Team zu besprechen, bieten sich regelmäßig stattfindende Redaktionsmeetings an. Auch wir bei contentbird treffen uns einmal die Woche, um gemeinsam Themen zu brainstormen, zu diskutieren und abzusegnen. Wie euch Cassandra bereits im Vorgängerbeitrag verraten hat, haben wir dabei das große Glück, tatkräftig von unserem Content Manager Reik unterstützt zu werden. Einen Großteil seiner Arbeitszeit verbringt er nämlich damit, für uns Autoren frische Content-Ideen zu entwickeln. Laut eigener Aussage leisten ihm unser Keywordplanner sowie unser W-Fragen-Tool dabei enorme Hilfestellung. Sie ermöglichen es euch, relevante Suchbegriffe und Themen zu ermitteln, erfolgreiche Inhalte zu entdecken sowie über wichtige Themen informiert zu bleiben.

Neben den Themen legt ihr in der Planungsphase außerdem fest, in welchem Format die jeweiligen Inhalte aufbereitet werden, welcher Autor für die Erstellung des Beitrags, welcher für die Korrektur verantwortlich ist und wann der Beitrag schlussendlich veröffentlicht werden soll. All jene Angaben könnt ihr innerhalb des contentbird Tools mit nur ein paar Klicks treffen! Auch der Status, in dem sich der jeweilige Beitrag befindet, lässt sich ganz intuitiv angeben. Themenideen, die ihr während Brainstorming-Sessions gesammelt habt oder auch solche, die euch spontan zwischen Meeting und Kaffeepause gekommen sind, werden unter dem Status Backlog festgehalten. Diejenigen Themenvorschläge, die zur Erstellung abgesegnet wurden, erhalten den Status Next und sind somit bereit für die Bearbeitung durch den zugeordneten Autor.

Tipp: Im contentbird Tool könnt ihr die Status-Tabulatoren frei wählen/bezeichnen und somit den „Heart-Beat“ eurer Redaktion und eures Freigabeprozesses implementieren.

Erstellung: Kommunikation ist das A und O

Nun geht es also ans Eingemachte: Die Erstellung des Beitrags. Doch bevor der Online-Redakteur seine Tastatur zum Qualmen bringen kann, sollte ihm stets ein kurzes, aber dennoch aussagekräftiges Briefing mit an die Hand gegeben werden. Auch dafür findet sich im contentbird Tool eine leicht verständliche Funktion. Mithilfe des Briefings, sollte der Autor daraufhin eine erste Gliederung verfassen, den Status auf Gliederung erstellt setzen und das Feedback des Content Managers oder verantwortlichen Redakteurs einholen. Zur problemlosen Abstimmung zwischen Korrektor und Autor dient die im Tool verfügbare Kommentarfunktion. Sind alle Fragen geklärt, kann der Autor loslegen und in dem dafür vorgesehenen Editor das nächste preisverdächtige Content Piece verfassen.

Kontrolle: Vier Augen sehen mehr als zwei

Ist der Online-Redakteur zufrieden mit seiner Arbeit, kann er den Status seines Artikels auf Freigabe stellen. Was dann folgt, ist die nicht minder wichtige Phase der Kontrolle und des Redigierens. Nur so kann eine hochwertige Qualität des Contents sichergestellt werden, die, wie wir alle wissen, entscheidend für den Erfolg einer Webseite ist. Dennoch hat eine Studie auf Contentmanager.de ergeben, dass nur knapp die Hälfte aller teilnehmenden Online-Redaktionen die nötigen Ressourcen aufbringt, um eine weitere Person in den Korrekturprozess mit einzubeziehen. Da es jedoch dem Verfasser selbst oft an der nötigen Distanz zu seiner Arbeit fehlt, haben wir bei contentbird uns dazu entschieden, das Vier-Augen-Prinzip einzuführen. Dieses Verfahren stellt sicher, dass jeder Artikel von mindestens einem kommunikationserfahrenen Kollegen geprüft wird, bevor er online geht. In unserem Fall übernimmt unser hauseigener Content Manager die Korrektur der Beiträge, sie kann jedoch auch von einem anderen mit dem Thema vertrauten Online-Redakteur oder Mitarbeiter geleistet werden. Wichtig ist dabei, dass das Augenmerk nicht nur auf die sprachliche und grammatische Korrektheit gelegt, sondern auch auf inhaltliche Unstimmigkeiten und Verbesserungswürdigkeiten geachtet wird.

Tipp: Aus diesem Grund können in contentbird Beobachter angelegt werden. So kann auch der Chef oder ein anderer relevanter Stakeholder dem Redakteur auf die Finger schauen und in den Freigabeprozess einbezogen werden.

Der korrigierende Mitarbeiter kann dem Autor sein Feedback wiederum im Kommentarfeld übermitteln und nachdem der Artikel entsprechend überarbeitet, mit passendem Bildmaterial versehen und SEO-optimiert wurde, ist er schließlich bereit, das Licht der Online-Welt zu erblicken.

Veröffentlichung: Ready, set, go!

Doch damit eure Leser in den Genuss eurer Beiträge kommen können, müssen diese zunächst in ein sogenanntes Content-Management-System, oder kurz CMS, eingepflegt werden. Gängige CMS-Systeme sind beispielsweise Joomla, Typo3, Drupal oder WordPress. Sofern ihr in eurer Redaktion mit WordPress arbeitet, können eure im Tool verfassten Beiträge automatisch aus contentbird heraus veröffentlicht werden. Dazu müsst ihr lediglich ein paar WordPress-spezifische Einstellungen vornehmen und das Veröffentlichungsdatum festlegen. Auch dieser Prozess wird bei uns im Büro von unserem Content Manager erledigt, kann aber durchaus auch von den Autoren selbst vorgenommen werden. Nachdem die Übertragung stattgefunden hat und der Beitrag zum geplanten Datum veröffentlicht wurde, wechselt der Status zu Veröffentlicht und die URL, auf der der Content im Netz zu erreichen ist, wird in contentbird zur Erfolgsmessung hinterlegt.

Ende gut, alles gut?

Der ein oder andere bekommt beim Anblick all dieser zu etablierenden Maßnahmen vermutlich feuchte Hände, doch lasst euch gesagt sein: Der Aufwand lohnt sich! Eine klar definierte Ablauforganisation ist ab einer gewissen Teamstärke einfach unabdingbar. Sie erhöht die Planungssicherheit und optimiert die redaktionelle Zusammenarbeit. Das Resultat ist eine signifikante Qualitätssteigerung, die wiederum zum nachhaltigen Erfolg eurer Webseite beiträgt.

Und für diejenigen unter euch, die sich von der Informationsflut etwas erschlagen fühlen, gibt’s hier noch einmal alle Key Learnings im Schnelldurchlauf:

    1. Ein gut strukturierter Redaktionsprozess beginnt mit der Planungsphase, in der ihr gemeinsam Themen erarbeitet und mithilfe eures Redaktionsplans festlegt
      • welche Inhalte
      • von wem
      • in welcher Form
      • bearbeitet und
      • korrigiert werden und
      • wann sie
      • von wem
      • auf welchem Kanal

veröffentlicht werden.

  1. Weiter geht es mit der Phase der Inhaltserstellung, die durch eine aktive Kommunikation zwischen Autor und Korrektor geprägt sein sollte. Dabei sind das Erstellen eines Autor-Briefings sowie einer ersten Gliederung, die zeigt, in welche Richtung sich der Autor bewegt, entscheidende Erfolgsfaktoren.
  2. Nach der Erstellung folgt die Korrektur des Beitrags, die aufgrund fehlender Distanz nie vom Autor selbst, sondern stets durch eine zweite mit dem Thema vertraute Person erfolgen sollte. Neben Orthographie und Grammatik ist dabei auch die inhaltliche Ebene zu berücksichtigen.
  3. In der letzten Phase der Veröffentlichung wird der Beitrag je nachdem, wie ihr es in eurem Workflow definiert habt, durch den Autor selbst oder den verantwortlichen Content Manager in euer Content Management System eingepflegt und entweder manuell oder automatisch zum gewählten Zeitpunkt veröffentlicht.

Aber wer jetzt denkt, dass er sich nach Veröffentlichung des Artikels auf seinen Lorbeeren ausruhen kann, der liegt leider meilenweit daneben. Die Arbeit hat gerade erst begonnen! Ihr dürft euch also auf einen weiteren Beitrag freuen, in dem wir euch verraten, welche Steps nach Publikation eines Beitrags nötig sind, damit dieser so richtig durch die Decke geht. Also, stay tuned!

Weitere hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches Content Marketing findet ihr in unserem kostenlosen Whitepaper. Also worauf wartet ihr noch? Hier geht’s zum gratis Download.
Blog Post Templates

Wie läuft der Freigabeprozess denn so in eurer Redaktion ab? Folgt ihr einem definierten Workflow oder arbeitet ihr eher nach dem „embrace the chaos“ Motto? Erzählt es uns in den Kommentaren!

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